Profesionistii din HR trebuie sa comunice deseori cu angajatii si cu alte persoane in scris. Documentele pe care le redactezi iti reprezinta compania, si in unele cazuri- cum ar fi cu scrisorile de angajare si cu actualizarile de procedura- acestea pot forma niste intelegeri obligatorii de forta juridica. Avand asta in minte, este usor sa vezi de ce este atat de important pentru profesionistii din HR sa scrie intr-un mod care minimizeaza potentialul pentru neintelegeri.
Sfaturi in scrierea de documente pentru HR:
- Alege-ti cu intelepciune cuvintele-Foloseste niste cuvinte concrete si fraze asemenea in loc de termeni prea generali care pot fi interpretati in mai multe moduri.
- Fii succint- Comunicarea in afaceri nu este locul pentru scrierea si gandirea creativa. Foloseste pe cat de putine cuvinte este posibil pentru a-ti expune ideile in cel mai adecvat mod posibil.
- Ramai la subiect-Ramai concentrat pe principalul topic al discutiei si nu te abate la alte informatii secundare si neinteresante sau neimportante.
- Pastreaza paragrafele unificate- Eviata a introduce si a vorbi despre mai multe subiecte intr-un singur paragraf. Ia sbubiectele pe rand si le introdu si descrie pe fiecare in cadrul fiecarui paragraf in parte.
- Urmareste organizarea logica-Asigura-te ca scrierea ta este organizata in mod logic astfel incat sa curga intr-o manier coerenta.
- Fa in asa fel incat documentele sa fie usor de frunzarit-Cititorii ar trebui sa poata sa frunzareasca cu usurinta printr-un document de afaceri pentru a gasi ceea ce ii intereseaza. Foloseste liste numerotate pentru pasii care trebuie urmariti intr-o ordine anume, pune puncte pentru liste si subtitluri pentru a separa sectiunile majore unele de altele.
- Mentine o consistenta permanenta-Foloseste formate similare si un stil de scris asemanator, astfel incat documentele sa poata fi citite intr-o maniera echilibrata si profesionala.
- Foloseste structuri de propozitii variate-Inlude o varietate de structuri propozitionale astfel incat documentele sa poata fi citite usor.